مدیریت کلینیک را چگونه انجام دهیم؟

در این صفحه به روش هایی در خصوص مدیریت کلینیک و روش های آن پرداخته شده است. امید است با استفاده از این نکات بهتر از گذشته بتوانید کلینیک خود را مدیریت نمایید.

۱) دانش به تنهایی کافی نیست

اگر در رشته و زمینه کاری خود متخصص هستید، نباید تصور کنید همین برای شما کافی است و از ویژگی های ضروری صاحبان کسب وکار برخوردارید. وقتی در روز اول، کار خود را در مقام مدیریت کلینیک شروع می کنید، نباید انتظار داشته باشید بیماران فورا به سمت مطب یا کلینیک شما هجوم بیاورند، آن هم فقط به این دلیل که از دانش کافی برای کارتان برخوردارید. در گام نخست، به بازاریابی و مدیریت نیاز دارید تا چرخ های کسب و کار خود را روغن کاری و آماده کنید.

چند پزشک می شناسید یا دیده اید که به دلیل عشقی که به پزشکی داشته اند، مطبی باز کرده و چند ماه یا چند سال بعد به دلیل استقبال اندک بیماران، مجبور شده اند آن را ببندند؟ ویزیت خوب به تنهایی کافی نیست؛ مردم باید در مورد تخصص شما بدانند تا سراغش بیایند. به علاوه باید کلینیک و مطبتان را به شیوه ای منظم و موثر اداره کنید. برای این کار به توصیه های کارشناسان مالیاتی و مالی نیاز دارید.

۲) افراد مناسب را در کلینیک استخدام کنید

اگر در رشته خود متخصص هستید ولی مثلا از دانش و تجربه کافی در بازاریابی برخوردار نیستید، باید افراد مناسبی را برای انجام امور مربوط به بازاریابی استخدام کنید. بازاریابی موجب می شود مردم برای مراجعه به شما تمایل پیدا کنند. بر خلاف تصور اغلب مدیران که استخدام را امری پیش پا افتاده می دانند، استخدام یکی از کارهایی است که مدیر بایستی بر روی آن حساسیت بسیار زیادی از خود نشان دهد، نیروی کار حرفه ای باعث پیشرفت کسب و کار و نیروی کار ضعیف و آماتور باعث شکست کسب و کار شما خواهد شد. در مورد اخراج هم همین طور است، فرمول اخراج این است که اگر شنبه به محل کار خود رفتید و پرسنل شما درخواست استعفا دادند، با دیدن کدام استعفا خوشحال می شوید؟ سریعا همان شخص را اخراج کنید.

ترفند بعدی این است که کاری کنید که مردم دوباره به مطب شما برگردند و آن را به دوستان خود نیز توصیه کنند. حتی اگر شما به عنوان مدیر کلینیک یا پزشک ارتباط عالی با بیماران داشته باشید ولی پرسنل شما نتواند آن چنان که باید با بیماران رفتار کنید، اولین مراجعه کننده به کلینیک شما آخرین مراجعه کننده خواهد بود. همه افراد در این روزها نیاز به آرامش و راحتی دارند و به شدت از استرس فراری هستند.

یک روز قرار شد من به همراه همسرم برای انتخاب و خرید کاشی و سرامیک به چند جا سر بزنیم، یکی از مغازه ها در ویترین خود مدل های بسیار زیبایی گذاشته بود، وارد شدیم تا در مورد قیمت و ... سوال بپرسیم، ولی فروشنده به گونه ای بی تفاوت روی صندلی اش نشسته بود که انگار کسی وارد فروشگاه نشده است، بدون این که چیزی بپرسیم از فروشگاه خارج شدیم و هرگز به آنجا برنگشتیم چون رفتار فروشنده به هیچ عنوان مناسب نبود و حتی اگر بهترین اجناس را هم می فروخت حاضر به خرید از آنجا نبودیم. هر گز هم آنجا را به کسی معرفی نکرده ام

۳) دوستانتان را استخدام نکنید

شاید این مسئله بدیهی به نظر برسد، ولی بارها و بارها شاهد آن بوده ایم که افراد، برای استخدام به سراغ دوستان و آشنایان خود رفته اند. این کار علاوه بر اینکه می تواند به دوستی شما آسیب برساند و حتی گاهی دوستی ها را از بین ببرد، به کسب و کار شما نیز آسیب می زند.

البته گاهی ممکن است این کار سودمند باشد، ولی باید با احتیاط بسیاری دوست خود را استخدام کنید و حتما حیطه دوستی و حیطه کاری خود را به طور شفاف برای او مشخص کنید تا بداند در محیط کار، شخص دیگری خواهید بود. این کار ممکن است نیازمند گفت و گوی بسیاری بین شما و دوستتان باشد. به طور کلی در صورت استخدام دوستان خود، باید در زمان کار و پس از آن رفتارها و برخوردهای متفاوتی داشته باشید و مسائل کاری را با روابط دوستانه قاطی نکنید.

۴) تصمیم های ناگهانی نگیرید؛ استراتژی برنامه ریزی، اهمیت زیادی دارد

فردی را در نظر بگیرید که اخیرا به عنوان مدیر یک کلینیک شروع به فعالیت کرده است. این کلینیک در مکان خوبی قرار گرفته و در نهایت، کلینیک موفقی خواهد بود، ولی باتوجه به کاهش رونق کسب و کارها در آن منطقه، صاحبان کلینیک باید بیشتر تلاش کنند که بیماران به کلینیک آنها جذب شوند و همچنین با رضایت آنجا را ترک کنند.

یک روز شلوغ کاری را در نظر بگیرید که بیماران بسیاری برای ویزیت شدن به این کلینیک مراجعه کرده اند. در کلینیک کارکنان کافی وجود ندارد و از سوی دیگر، پاسیوی کلینیک نیز ظرفیت این تعداد بیمار را ندارد. در این میان نیز، یکی از پزشکان کلینیک را ترک می کند. مدیر کلینیک در این زمان تصمیم هایی نسنجیده و ناگهانی می گیرد؛ یکی از تصمیم های او دو برابر کردن تعداد کارکنان در تمام شیفت های کاری است.

به نظر می رسد آنها پیش از اجرای این ایده از عواقب آن آگاه نبودند. با این کار تعداد کارکنان آنها بیش از حد لازم افزایش یافته. در نتیجه دستمزدهایی که باید پرداخت شود، به طور تصاعدی و غیرضروری افزایش می یابد. اغلب کارکنان پیش از پایان قرارداد، کلینیک را ترک می کردند و به همین دلیل کلینیک بهترین کارکنان خود را از دست می دهد.

شاید با خود بگویید «خب، اینکه مشکلی نیست؛ کارکنان بیشتری استخدام کنند»، ولی کارکنان کلینیک به منزله خط مقدم هستند و استفاده از کارکنانی که به خوبی آموزش ندیده اند و تجربه کافی ندارند، به معنی پایان کار است. بنابراین حفظ کارکنان خوب اهمیت زیادی دارد. در واقع این تصمیم ناگهانی صاحبان کلینیک، تصمیمی بسیار زیان آور بود.

۵) ارتقا و جذب نیرو از درون سازمان همیشه خوب نیست

ارتقای کارکنان مشغول به کار در مطب و یا کلینیک موجب می شود بیشتر تلاش کنند و این روش به بعضی از کارکنان، انگیزه بیشتری برای کارکردن می دهد. در این شکی نیست. ولی هرگز نباید نیروی مورد نیاز خود را صرفا از درون سازمان جذب کنید، زیرا گاهی مجموعه مهارت های لازم در پایگاه کارکنان موجود، وجود ندارد.

در واقع با واگذار کردن مسئولیت های سنگین تری که از عهده این افراد خارج است، آنها را به درون آتش پرتاب کرده اید و آنها مجبورند با آزمون و خطا برای بقای خود تلاش کنند یا در میان شعله های آتش پایین بروند و در نهایت کار خود را رها کنند یا اینکه اخراج شوند.

۶) کسب و کار خوب یعنی هماهنگی و ثبات داشته باشید

هماهنگی، کلید اصلی داشتن مطب و یا کلینیک خوب است. حتی اگر هیچ یک از موارد دیگر را رعایت نمی کنید، حتما باید هماهنگی و ثبات داشته باشید. هماهنگی همان نکته ای است که فرنچایزها براساس آن کار می کنند. برای نمونه کلینیک کهنه کاری را در نظر بگیرید که وقتی برای انجام لیزر وارد آن می شوید، به خوبی می دانید قرار است چه چیزی دریافت کنید و چه نتیجه ای ببینید.

در مقابل، کلینیک تازه کاری را در نظر بگیرید که صاحبان آن تصور می کنند کلینیک آنها بسیار رؤیایی و فانتزی است و پزشکان نیز همیشه در نحوه ارائه خدمات تغییراتی می دهند و فکر می کنند با این کار کیفیت آنها هر روز بهتر می شود.

با ناهماهنگی و بی ثباتی نمی توانید مشتریان وفاداری داشته باشید که دوباره به شما مراجعه کنند؛ برای رسیدن به این هدف باید مطمئن و باثبات باشید.

باثبات بودن، حرفه ای گری، برنامه ریزی مناسب برای استراتژی ها و همکاری با کارشناسان و استفاده از نظرات آنها رمز داشتن مطب و یا کلینیک درجه یک و موفق است. نباید چرخ را از نو اختراع کنید و باخود بگویید کسب و کار من با دیگران متفاوت است و مجبور نیستم از این قوانین پیروی کنم. کارآیی چرخ پیش از این ثابت شده و متاسفانه باید بگویم کسب و کار شما تفاوت چندانی با کسب وکارهای دیگر ندارد.

نرم افزار درمانگاه، مدیریت کلینیک

۷) استفاده از نرم افزار مدیریت کلینیک و درمانگاه

در ادامه بحث مربوط به نیروهای کاری و کارمندان کلینیک یا مطب خود به این نکته اشاره می کنیم که خیلی از کارها را می توان به کمک کامپیوتر و نرم افزار انجام داد. شرکت های خودروسازی خارجی را در نظر بگیرید، بیشتر قسمت های آنها توسط رباتها انجام می شود و در نتیجه، سرعت کار، دقت انجام کار و کیفیت محصول افزایش پیدا می کند و نکته جالبتر این که، ربات ها هرگز خسته یا خواب آلوده نمی شوند. البته بایستی رباتها به خوبی پشتیبانی شوند تا مشکلی در خط تولید پیش نیاید. در کلینیک و مطب هم می توانید از نرم افزارهای مخصوص مدیریت کلینیک و مطب بهره بگیرید تا هم هزینه های استخدام خود را کاهش دهید و هم این که کارها را با دقت و کیفیت بالا انجام دهید.

در نرم افزار مدیریت کلینیک و مطب شما می توانید